Не важно, кем является собеседник, в общении необходимо соблюдать определенные правила и придерживаться норм. Это называют этикой. Если при обыкновенном общении люди имеют обратную связь, видят состояние здоровья собеседника, его настроение, как он реагирует на сказанные слова. В разговоре по телефону обратная связь отсутствует, поэтому необходимо уделить ему большее внимание соблюдать учтивость. Кроме того, человек на другом проводе может сидеть или идти в шумных местах, сидеть за рулем машины, кушать. Это все мешает нормально беседовать по телефону. Такие признаки требуют от того, кто звонит вести себя по-особому. Другими словами, соблюдать этику, чтобы не создавать дискомфорт и сделать разговор по максимуму удобным. На таких правилах следует акцентировать внимание, когда решаются служебные задачи. Речь идет о разговорах с сотрудниками организации, компаньонами. Ведь этика является общепринятыми правилами, это общий для всех пример общения, который понятен для всех, он не вызывает определенные раздражения и недопонимания даже среди людей, которые раньше не были знакомы.
Во время первого звонка к незнакомым людям изначально следует представляться и объяснять, по какой причине осуществляется звонок. Кроме того, рекомендуется спросить имя человека, который ответил. Действительно, мобильный телефон является персональным аппаратом, многие люди узнают по голосу, кто к ним звонит. Но бывают ошибки, поэтому не стоит терять время на то, пока человек не поймет, что разговаривает не с тем абонентом. Когда выяснили корректный адрес, следует спросить, удобно ли собеседнику общаться, не отвлекли ли его. Ведь он может находиться в разных местах и заниматься определенными делами. Когда собеседник занят, у него нужно спросить, когда можно позвонить еще.
В процессе разговора необходимо постараться занять немного времени у собеседника. Если нужно долго разговаривать, то желательно заранее спросить, будет ли он свободен определенное время и сможет ли его выделить для разговора. Рекомендуется избавиться от лишних шумов, чтобы собеседник хорошо слышал.
Если человек не является инициатором звонка, это не говорит о том, что он не должен придерживаться этикета. Каждый пользователь бывал в такой ситуации, когда позвонили не вовремя. Как же поступать? Универсальный ответ отсутствует, потому что здесь оказывает влияние вид занятости. Основным советом является за короткое время ответить и сказать, что сейчас занят. Можно сказать, что как только появится время, то перезвонят. Если долго молчать и не отвечать на звонки, то начнут поступать последующие.
Насколько бы не был занят абонент, ему необходимо придерживаться вежливости. Тогда вопрос быстро решится. Когда будет выработана культура общения по телефону, тогда будут укрепляться профессиональные отношения. Такого человека будут рады слышать и помогать в решении любых проблем.